Hoe we met jouw gegevens omgaan.

Kort en duidelijk: we verzamelen alleen wat nodig is om je te helpen, we verkopen niets door, en je kan altijd vragen wat we van je bijhouden.

1. Welke gegevens we verwerken

• Als je de website bezoekt: we gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en geen analysetools. Onze hostingprovider houdt technische logbestanden bij (zoals IP-adres en tijdstip) om de site veilig te laten draaien.
• Als je ons contacteert: je naam, e-mailadres, telefoonnummer en wat je ons vertelt over je bedrijf.
• Als je klant bent: je login (e-mailadres; je wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen en is voor ons niet leesbaar), je bedrijfsgegevens, de inhoud van je dashboard (zoals posts, offerteberichten, klantvragen en reviews die je met ons deelt), wanneer je laatst inlogde en de aanvragen die je via je dashboard doet, plus je facturatiegegevens.
• Als je je mails naar OptimAI doorstuurt: de mails van je (potentiële) klanten die je doorstuurt of in BCC zet. Nieuwsbrieven, reclame en andere niet-relevante mails worden automatisch herkend en niet bewaard. Voor deze gegevens ben jij verantwoordelijk en zijn wij verwerker; dat leggen we vast in een verwerkersovereenkomst.

Deel in je dashboard geen gevoelige persoonsgegevens van je eigen klanten die niet nodig zijn (zoals rijksregisternummers of gezondheidsinfo). Namen en vragen van klanten die nodig zijn om een antwoord of follow-up voor te bereiden, zijn prima.

2. Waarom we dat doen

• Om onze diensten te leveren (workshop, setup, dashboard en begeleiding) — dat is nodig voor de overeenkomst met jou.
• Om te antwoorden op je vraag of je een voorstel te doen — ons gerechtvaardigd belang.
• Om onze boekhouding en facturatie correct te voeren — een wettelijke verplichting.

3. Met wie we gegevens delen

We verkopen of verhuren nooit gegevens. We werken wel met een paar dienstverleners die gegevens voor ons verwerken:

• Supabase — beveiligde database en login voor het klantendashboard (servers in de EU).
• Cloudflare — hosting van deze website en ontvangst van doorgestuurde e-mails.
• Anthropic (AI-model Claude) — om concepten voor antwoorden, posts en follow-ups te schrijven op basis van de info die je met ons deelt. Jij kijkt alles na vóór het vertrekt. Anthropic kan gegevens verwerken buiten de EU; dat gebeurt enkel met passende waarborgen (zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie).
• Resend — verstuurt de meldingsmails van het dashboard (zoals de ochtendmail "er staat iets voor je klaar" en mails om je wachtwoord in te stellen). Die meldingen bevatten enkel aantallen, geen inhoud van berichten. Servers in de EU.
• Calendly — als je via de website zelf een kennismaking inplant (je naam, e-mailadres en het tijdstip). Calendly kan gegevens verwerken buiten de EU, met passende waarborgen.
• WhatsApp (Meta) — als je me zelf via WhatsApp contacteert; daarvoor gelden ook de voorwaarden van WhatsApp.
• Onze e-mailprovider en boekhouder — voor communicatie en facturatie.

4. Hoe lang we gegevens bewaren

Klantgegevens en dashboardinhoud bewaren we zolang we samenwerken. Doorgestuurde mails en follow-ups worden automatisch gewist na maximaal 12 maanden. Stop je, dan wissen we je dashboard binnen de 30 dagen. Facturen en boekhoudkundige stukken bewaren we zo lang als de wet dat verplicht. Contactaanvragen zonder vervolg wissen we na maximaal 1 jaar.

5. Cookies en opslag in je browser

De publieke website plaatst geen cookies. Als je inlogt op je dashboard, bewaart je browser een technisch noodzakelijke sessiesleutel (zodat je ingelogd blijft) en welk onderdeel je laatst open had. Daar is geen toestemming voor nodig, en we gebruiken het nergens anders voor.

6. Beveiliging

Je dashboard is alleen bereikbaar met je eigen login. Elke klant ziet enkel zijn eigen gegevens — dat is afgedwongen in de database zelf. Verbindingen zijn versleuteld (https).

7. Jouw rechten

Je mag altijd vragen welke gegevens we van je hebben, ze laten verbeteren of wissen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken, of je gegevens in een bruikbaar formaat opvragen. Stuur daarvoor een mail naar optimai.mats@gmail.com — we antwoorden binnen de maand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Laatst bijgewerkt: 28 september 2026.